Memulai Usaha Warnet

MEMULAI USAHA WARNET

           Warung internet (warnet) adalah sebuah tempat yang menyediakan akses infrastruktur internet dengan mode berbagi koneksi (shared) dan perangkat akses (PC) sehingga pengguna bisa mengakses internet dengan biaya yang lebih murah.
Hal yang harus diperhatian ketika sebelum memulai usaha warnet:


1. Biaya Listrik
Biaya listrik per bulan ditentukan oleh kebutuhan listrik dari warnet tersebut. Untuk memperkirakan biaya listrik yang wajar tentu harus di analisa dulu seberapa besar kebutuhan daya listrik. Sebagai contoh kasus kita coba menghitung berapa besar daya listrik yang diperlukan oleh warnet dengan konfigurasi berikut:

• PC : 11 unit @ 200 watt
• Monitor: 11 unit CRT 15″ @ 90 watt
• Printer: 1 unit inkjet @ 40 watt
• Scanner: 1 unit @45watt
• Lampu indoor: 4 buah TL @ 25watt
• Lampu outdoor: 2 buah TL @ 50watt
• AC: 2 buah @ 1,5 PK ( 1 pk = 746 watt, 1,5 pk = 1119 )
• Cooler: 1 unit @ 90 watt

Total kebutuhan daya adalah:

• PC = 11 x 200 = 2200 watt
• Monitor = 11 x 90 = 990 watt
• Printer = 1 x 40 = 40 watt
• Scanner = 1 x 45 = 45 watt
• Lampu indoor = 4 x 25 = 100 watt
• Lampu outdoor = 2 x 50 = 100 watt
• AC = 2 x 1119 = 2238 watt
• Cooler = 1 x 90 = 90 watt
• Total kebutuhan daya = 5803 watt

Dilihat dari paparan di atas maka daya listrik terpasang yang disarankan adalah minimal 6600 watt. Biaya listrik untuk daya sebesar itu biasanya berada di kisaran Rp 900.000 s/d Rp 1.500.000 per bulan. Banyak cara (yang halal) untuk menurunkan pemakaian daya listrik. Misalnya: menggunakan monitor LCD, mematikan pc/monitor yang tidak digunakan, mengatur suhu AC pada suhu yang tidak terlalu dingin ( 22 – 25 derajat celcius ).

2. Biaya koneksi per bulan.
Berbicara biaya koneksi, maka pilihannya beragam dan bergantung kepada lebar bandwidth, media koneksi, kualitas dll. Keterangan mengenai hal ini bisa dibaca di warnetpedia . Saran saya, tentukan dulu kebutuhan bandwidth anda baru berbicara biaya koneksi. Untuk biaya dapat dilihat dari situs-situs ISP di Indonesia.

3. Apakah usaha warnet bisa bertahan hingga 5 tahun ke depan?
Tentu bisa. Yang menentukan adalah kemampuan manajemen warnet tersebut apakah bisa bertahan menghadapi persaingan. Persaingan di sini harus dilihat secara general. Saingan warnet bukan cuma warnet tetangganya. ISP juga saingan warnet, sebab ada produk-produk layanan mereka yang bersaingan langsung dengan warnet. PC/Notebook murah juga saingan warnet. Kombinasi antara PC/Notebook murah dan Produk ISP yang murah atau akses Wifi gratis adalah ancaman yang nyata bagi keberadaan Warnet. Karena itu, warnet harus bisa menempatkan target pasar dan pelayanannya dengan tepat jika tidak ingin tersingkir dari persaingan.

4. Mana lebih menguntungkan Warnet atau game online?
Pertanyaan ini sulit dijawab tanpa adanya data akurat. Pengalaman setiap orang bisa berbeda tetapi kita bisa menganalisanya sebagai berikut: Warnet biasanya tidak perlu spesifikasi komputer setinggi game center. Dari sisi harga, Warnet umumnya di atas game center yang justru membutuhkan spesifikasi komputer yang lebih tinggi. Namun, secara kasat mata, game center lebih ramai dari Warnet. Beberapa warnet juga menyediakan game online sebagai bagian dari pelayanan mereka. Saya kira inilah jalan tengah terbaik dengan catatan bahwa pengguna game dan warnet dipisahkan mengingat karakter keduanya sangat berbeda.

5. Tingkat Okupansi.
Tingkat okupansi yang umum adalah 7 – 9 jam. Di bawah 7 jam maka warnet itu terhitung sepi. Sementara di atas 9 jam warnet tersebut terhitung ramai (sekali). Jarang sekali ada warnet yang memiliki tingkat okupansi di atas 9 jam.

Perencanaan dan Studi Usaha
Perencanaan dan studi lapangan selalu diperlukan setiap kali kita ingin menjalankan sebuah usaha. Tidak peduli seberapa besar atau kecil sebuah usaha, perencanaan dan studi lapangan adalah sebuah hal yang mutlak. Hal yang sering terjadi adalah kegagalan sebuah usaha karena lemah pada perencanaan dan studi lapangan. Warnet, adalah sebuah usaha yang terlihat sederhana namun kenyataannya mulai dari perencanaan hingga pengelolaan warnet ternyata menuntut konsentrasi yang tinggi dari pelaku usaha warnet.
Studi Lapangan
Yang mana duluan, Perencanaan atau studi lapangan? Saya menyarankan supaya yang dilakukan adalah studi lapangan. Kita mulai dengan lokasi. Kita harus menentukan kriteria sebuah lokasi yang memenuhi syarat sebagai tempat yang sesuai untuk mendirikan sebuah warnet. mis:

1. Carilah lokasi yang mudah diakses oleh calon pelanggan anda. Lokasi yang dilewati kendaraan umum atau tidak jauh dari akses kendaraan umum.
2. Perhatikan di sekitar lokasi tersebut apakah terdapat komplek pemukiman penduduk, sekolah/universitas, Bank, Perkantoran, mini market. Kemampuan ekonomi adalah faktor yang menentukan. Sebuah lokasi yang terdapat faktor-faktor yang disebutkan di atas menunjukkan potensi sebuah lokasi untuk mendirikan warnet.
3. Tersedia tempat parkir minimal bagi mereka yang menggunakan kendaraan sepeda motor. Jika tersedia tempat untuk parkir mobil akan lebih bagus.
4. Bagaimana kondisi lokasi ketika malam hari? Apakah cukup terang? Ingatlah bahwa warnet umumnya beroperasi hingga malam hari, lokasi yang gelap akan membuat warnet anda tidak menarik dikunjungi.
5. Cobalah mencari informasi tentang kondisi keamanan lokasi tersebut, jika tingkat keamanan lokasi tersebut rendah kemungkinan anda perlu biaya tambahan untuk faktor keamanan dan biaya asuransi.

Bagaimana jika di lokasi tersebut sudah ada atau banyak warnet? Jika sudah banyak warnet di lokasi tersebut, maka sebaiknya carilah lokasi lain. Kecuali warnet yang anda dirikan memiliki sebuah keunggulan dibanding warnet lain, maka mendirikan sebuah warnet di lokasi dimana sudah banyak terdapat warnet (bahkan hingga berderet-deret warnet semua) cenderung akan memancing persaingan yang tidak sehat.
Jika lokasi ideal (atau mendekati ideal) sudah didapatkan, maka kita lanjutkan dengan melakukan perencanaan usaha.

Perencanaan Usaha / Business Plan
Apa saja yang perlu direncanakan? Jawaban sederhana: semua Jangan melakukan apapun tanpa perencanaan yang baik. Supaya bisa merencanakan dengan baik, maka harus ada studi lapangan yang cukup. Setelah studi lapangan selesai dan sudah terbayang model usaha yang sesuai, maka rencanakanlah besar investasi yang diperlukan, jangka waktu investasi akan kembali, perkiraan besar keuntungan, biaya operasional, tenaga kerja, hingga model promosi. Semuanya harus dengan perencanaan terlebih dahulu.
Rumusan umum dalam melakukan perencanaan usaha adalah sesederhana menghitung biaya investasi (capex), biaya operasional (opex), prediksi penghasilan kotor(bruto) dan bersih (netto), Waktu Titik Impas Investasi (Break Even Point) . Misalkan titik impas direncanakan adalah 2 tahun (=24 bulan) , maka rumusannya adalah sbb:
Bruto – (Opex + (capex/24)) = Netto
disini

• Bruto = penghasilan kotor selama 24 bulan
• Opex = biaya operasional bulanan (rata-rata)
• capex = biaya investasi
• netto = penghasilan bersih.

Ini adalah rumusan yang paling sederhana. Jika ingin rumusan yang lebih rumit kita bisa melakukan apa yang dikenal sebagai menghitung IRR (investment return ratio) untuk mengetahui apakah investasi yang kita lakukan termasuk yang menguntungkan atau tidak. Sebuah perhitungan yang rumit sudah memasukkan faktor-faktor seperti bunga bank, depresiasi dan inflasi. Perhitungan yang rumit ini dianjurkan jika investasi yang dilakukan sudah bernilai besar dan melibatkan pihak bank.
Ada dua pendekatan yang bisa kita gunakan dalam melakukan perencanaan usaha, yaitu berdasarkan nilai investasi atau berdasarkan kapasitas usaha yang diinginkan. Berdasarkan nilai investasi biasanya dilakukan jika modal yang tersedia sudah dipatok pada nilai tertentu. Mis: si A memiliki uang senilai Rp 70 juta dan dia ingin membuat warnet berdasarkan uang yang dimilikinya. Sedang berdasarkan kapasitas, si A merencanakan untuk membuat warnet dengan kapasitas 20 PC di sebuah lokasi yang sesuai dengan keinginannya. Kedua cara ini sah-sah saja digunakan tergantung modal ataupun keinginan anda. Tentu saja, sesuaikan rencana dengan konsep dan pasar yang dituju.

Tabel Perhitungan investasi dan biaya operasional
Ini adalah bagian yang menarik dalam panduan ini. Banyak sekali yang bertanya soal bagaimana menghitung investasi dan biaya operasional sebuah warnet. Dalam banyak hal, setiap lokasi memiliki keunikan tersendiri dalam perhitungan investasi dan operasional. Anda masih harus menyesuaikan lagi nilai-nilai yang dituliskan disini dengan kondisi di daerah anda.
Dibawah ini adalah contoh tabel investasi:

No	Item	Qty	unit	Harga	Total
1	Sewa Tempat	3	tahun	Rp10,000,000.00	$30,000,000.00
2	Meja Client	10	Buah	Rp350,000.00	Rp3,500,000.00
3	Kursi Client	10	Buah	Rp200,000.00	Rp2,000,000.00
4	Kursi extra	10	Buah	Rp80,000.00	Rp800,000.00
5	Meja Kasir	1	Buah	Rp700,000.00	Rp700,000.00
6	Kursi Kasir	1	Buah	Rp200,000.00	Rp200,000.00
7	PC Client	10	unit	Rp4,999,000.00	Rp49,990,000.00
8	PC Billing	1	unit	Rp4,999,000.00	Rp4,999,000.00
9	Printer Billing	1	Buah	Rp1,500,000.00	Rp1,500,000.00
10	Printer Client	1	Buah	Rp2,000,000.00	Rp2,000,000.00
11	Scanner	1	Buah	Rp600,000.00	Rp600,000.00
12	LAN (perangkat + Instalasi)	1	unit	Rp4,000,000.00	Rp4,000,000.00
13	Modem ADSL	1	unit	Rp1,500,000.00	Rp1,500,000.00
14	Interior	1	unit	Rp5,000,000.00	Rp5,000,000.00
15	Kelistrikan	1	unit	Rp3,000,000.00	Rp3,000,000.00
16	Legal Formal (Ijin,bdn hukum)	1	unit	Rp2,000,000.00	Rp2,000,000.00
				Total Investasi	Rp 111.789.000,00

Tabel Biaya Investasi

Tabel investasi ini adalah contoh investasi untuk sebuah warnet dengan 10 client + 1 Billing.  Kondisinya bisa berbeda untuk setiap daerah, karena itu sesuaikan kuantitas dan kualitas tabel sesuai dengan kondisi yang anda hadapi.
Untuk biaya operasional, contohnya adalah sbb:

No	Item	Qty	unit	Harga	Total
1	ISP	1	unit	Rp1,750,000.00	$1,750,000.00
2	SDM	3	orang	Rp800,000.00	Rp2,400,000.00
3	PLN	1	unit	Rp1,250,000.00	Rp1,250,000.00
4	Perawatan	1	unit	Rp150,000.00	Rp150,000.00
5	Telepon	1	unit	Rp100,000.00	Rp100,000.00
6	ATK	1	unit	Rp200,000.00	Rp200,000.00
7	Amortisasi	1	unit	Rp3,105,250.00	Rp3,105,250.00
8	Promosi	1	unit	Rp200,000.00	Rp200,000.00
				Biaya Operasional	Rp9.155.250,00

Tabel Biaya Operasional

Perhatikan tabel di atas, pada baris no. 7 ada biaya Amortisasi.  Biaya amortisasi adalah angka yang dihasilkan dari membagi total investasi dengan lama (bulan) pengembalian modal.  dalam contoh di atas, amortisasi dihitung dengan membagi Rp 111.789.000,- dengan 36 bulan (masa kontrak 3 tahun) sehingga memunculkan angka Rp 3,105,250/bulan.  Biaya Operasional riilnya adalah: Rp 9.155.250 – Rp 3.105.250 = Rp 6.050.000

Artinya, batas paling bawah/minimum penghasilan bulanan warnet tersebut adalah Rp 6.050.000, namun minimum disini berarti masih merugi.  Agar tidak merugi, maka batas bawah penghasil perbulannya haruslah minimal di Rp 9.155.250.  Jika penghasilan bulanannya di atas angka Rp 9.150.250, barulah warnet tersebut dikatakan meraih keuntungan.

Perhitungan ini sangat penting, sebab akan menentukan nasib warnet anda di akhir masa kontrak.  Anda dituntut agar investasi yang telah ditanamkan (minimal) dapat kembali ( BEP/Impas).  Jika anda ingin masa kontrak anda diperpanjang atau pun memperbaharui investasi (mis: pengadaan PC baru) maka uang yang digunakan adalah uang simpanan dari amortisasi tersebut di invest ulang.

Investasi telah kita susun, biaya operasional juga telah di perkirakan.  Terakhir adalah menentukan harga modal.  Harga modal disini, berarti batas dimana harga tersebut belum memiliki keuntungan.  Dengan perhitungan yang tepat kita dapat mengetahui harga modal kita, contoh nya sebagai berikut:
Variabel yang kita miliki adalah:

1	Total Investasi / Capex	Rp111,789,000.00
2	Biaya Operasional / Opex	Rp9,155,250.00
3	Masa Sewa	36
4	Hari Operasional / bln	29
5	Efisiensi	8
6	Jumlah PC	10

catatan: Hari operasional adalah perkiraan rata-rata hari beroperasi dalam 1 bulan, sedang efisiensi adalah angka dalam jam yang menunjukkan jumlah jam dimana penggunaan PC mencapai 100%.  Efisiensi sebuah warnet biasanya berkisar antara 7 hingga 10 jam.
rumus mendapatkan nilai harga modal adalah:

(( Investasi/Masa Sewa )+ Biaya Operasi Riil )/(Masa Operasi x Efisiensi x jumlah PC) = harga modal
Untuk contoh kasus di atas, maka perhitungannya adalah:
((Rp 111.789.000/36)+ Rp 6.050.000)/(29x 8 x 10 ) = Rp 5.285,-
Jika margin yang ingin diperoleh adalah 20% maka harga jualnya adalah: Rp 6.350/jam

LAYANAN 

Layanan Utama warnet tentunya adalah: akses internet.  Tanpa akses internet maka namanya bukan warnet lagi. Karena itu agar layanan warnet terjaga maka usahakanlah akses internet ter-optimal yang bisa anda dapatkan.
Namun, jangan menyampingkan layanan lain untuk menunjang layanan internet, sebab bisa jadi justru layanan penunjang ini akan sangat membantu keberhasilan warnet anda.  Dalam beberapa kasus, beberapa warnet malah mendapatkan hasil yang lebih dari layanan penunjang tersebut dibanding layanan utamanya (akses internet).  Beberapa layanan penunjang tersebut adalah:
Pelayanan Penunjang Dasar.

1. Pengetikan
2. Pencetakan
3. Pemindaian
4. Edit Foto Sederhana
5. Peng-unduhan berkas
6. Pembakaran berkas ke CD/DVD

Pelayanan di atas termasuk layanan penunjang yang cukup mendasar dan bukan sesuatu yang rumit hingga membutuhkan keahlian khusus, seorang operator lulusan SMA/STM tentunya akan mampu melakukannya dengan baik.   Meskipun demikian, Operator warnet tetap membutuhkan pelatihan untuk dapat melakukan layanan penunjang tersebut dengan baik.

Pengetikan
Perlu dicatat adalah: layanan pengetikan biasanya membutuhkan perhatian khusus dari Operator sehingga dapat mengganggu tugas operator lainnya.   Pertimbangkan memiliki operator khusus pengetikan jika warnet anda sering mendapatkan pemesanan pengetikan dalam jumlah halaman yang banyak.

Pencetakan
Layanan pencetakan juga adalah layanan penunjang yang bisa memberikan penghasilan yang cukup.  Pengalaman penulis dalam memberikan layanan pencetakan sampai pada kesimpulan bahwa kombinasi perangkat cetak yang digunakan sebaiknya terdiri dari perangkat cetak Laser untuk layanan cetak hitam putih cepat berkualitas tinggi serta perangkat cetak inkjet untuk layanan cetak berwarna.

Pemindaian
Harga pemindai yang layak pakai saat ini cukup murah, berkisar Rp 500.000-an sudah mendapatkan perangkat pemindai yang cukup untuk digunakan sehari-hari di warnet.  Mengerti teknik memindai yang baik dan menyesuaikan tipe dokumen yang dipindai ( teks, foto hitam putih, foto warna, majalah ) akan membantu menghasilkan berkas pindai yang efisien dan sesuai kebutuhan.  Tidak semua hasil pindai harus dengan kerapatan DPI tinggi.  beberapa berkas cukup dengan 100dpi.  DPI tinggi akan meningkatkan ukuran berkas sehingga menggunakan kerapatan DPI tinggi akan menyulitkan peng-unggahan berkas tersebut ke internet.

Edit Foto Sederhana
Layanan ini adalah keturunan dari layanan pemindaian atau kadang sudah termasuk didalam layanan pemindaian itu sendiri.  Tetapi perlu dipertimbangkan untuk layanan ini jika pelanggan warnet anda membawa berkas foto-nya sendiri untuk diminta di edit bukanlah berkas hasil pemindaian di warnet.  Bagi mereka yang memindai di warnet sebaiknya layanan edit foto ini sudah termasuk didalamnya.

Pengunduhan Berkas
Ingat dengan Buku Sekolah Elektronik (BSE)? Situs BSE adalah salah satu situs yang memberikan warnet peluang memberikan layanan pengunduhan berkas.  Berkas yang di unduh dari situs BSE dapat dikemas dalam satu keping CD dan bisa dijual kepada pelanggan warnet yang berminat menghemat waktu dan uang yang dibutuhkan untuk mengunduh.  Warnet dapat menggunakan jam tutup warnet dimana bandwidth tersedia tanpa mengganggu pelanggan warnet.

Pembakaran berkas ke CD/DVD
Layanan ini juga merupakan turunan dari layanan pengunduhan berkas.  harga CD/DVD yang murah dan kapasitas besar adalah hal yang menarik untuk dimanfaatkan.  Pisahkan antara layanan Pembakaran berkas ke CD/DVD dengan layanan Pengunduhan berkas agar pelanggan warnet dapat memilih apakah menggunakan CD/DVD sebagai media simpan atau menggunakan FlashDisk yang saat ini sudah menggantikan floppy disk sebagai media simpan.

PERANGKAT KERAS

Perangkat keras apa saja yang dibutuhkan di warnet?  Saya membaginya atas beberapa kategori, yaitu:

1. Perangkat Komputer
2. Perangkat Jaringan
3. Perangkat Kelistrikan
4. Perangkat Tambahan

Perangkat Komputer.
Secara sederhana, perangkat komputer yang diperlukan sebuah warnet adalah komputer yang dipergunakan oleh pengguna dan komputer yang digunakan untuk pencatatan (billing).  Dalam prakteknya, sering komputer yang digunakan untuk pencatatan digunakan juga sebagai komputer untuk melayani proses pencetakan (print server) dan penyimpanan berkas (file server), bahkan kadang berfungsi juga sebagai komputer untuk melakukan pelayanan lainnya ( pengetikan, pemindaian, edit foto dst-nya)
 Untuk komputer pengguna sebaiknya digunakan spesifikasi yang “cukup”.  Cukup disini dalam pengertian spesifikasi tersebut cukup nyaman untuk menjalankan aplikasi-aplikasi internet yang umum dilakukan seperti browsing dan messaging (dan sekali-kali menggunakan aplikasi perkantoran/office application).  sebuah PC dengan Memory 512MB (saat tulisan ini dibuat sudah merupakan spesifikasi umum) dan harddisk 80GB mustinya cukup.  Jenis VGA yang dibutuhkan tidaklah terlalu tinggi.  Sebuah VGA dengan memory 32-64MB sudah mencukupi.  Untuk tipe layar, penulis menyarankan penggunaan jenis LCD dengan lebar minimum 15 inci.  Tipe layar LCD selain menghemat penggunaan listrik dan menghasilkan tidak menghasilkan panas seperti layar CRT, juga harganya sudah cukup terjangkau.  Pada saat tulisan ini dibuat sebuah layar LCD bermerek terkenal dengan lebar 17 inci bisa didapatkan dengan harga Rp 1,5j juta, sementara yang berukuran 15 inci seharga Rp 1,3 juta.
 Penulis sengaja tidak memberikan saran mengenai CPU, sebab tipe CPU terendah yang bisa didapatkan dipasaran saat ini pun sudah sangat cukup untuk menjalankan aplikasi-aplikasi internet.  Sehingga pemilihan CPU adalah bergantung kesediaan tipe CPU di pasaran. Mengenai ukuran casing, sebaiknya Casing dari Komputer pelanggan jangan terlalu besar.  Jika tersedia casing berukuran kecil dan hemat tempat akan sangat membantu tingkat kenyamanan dari pengguna.
Bagaimana dengan perangkat input output seperti CD-ROM, WebCam, USB Port?  Ini bergantung dengan kondisi pasar setempat.  Beberapa warnet tidak memasang CD-ROM di komputer pelanggan dengan alasan tidak banyak digunakan dan lebih praktis menggunakan USB Flashdisk sebagai media simpan.  WebCam tidak selalu dibutuhkan, karena cenderung memboroskan bandwidth.  Namun jika permintaan dari pelanggan cukup banyak, tidak ada salahnya menyediakan webcam dengan biaya tambahan.

Perangkat Jaringan
Perangkat jaringan apa saja yang diperlukan di warnet? Minimum perangkat yang kita perlukan adalah Switch dengan jumlah port yang cukup untuk semua komputer, kabel jaringan dan router/modem.  Umumnya switch tersedia dengan jumlah port 4, 8, 12, 16, 24, hingga 32.  Apa bedanya hub dengan switch? dari sisi fungsi keduanya sama, dari unjuk kerja tentu switch diatas hub.  Saat ini hub sudah hampir tidak ada dipasaran.  Harga Switch saat ini pun sudah cukup terjangkau bahkan sama dengan hub.   Beberapa switch memiliki fitur “manageable”, namun tipe ini biasanya harganya cukup mahal dan nyaris tidak diperlukan di sebuah jaringan warnet berukuran kecil (4 s/d 24 pc)
Bagi pengguna ADSL, pilihlah Modem/Router ADSL yang berkualitas bagus.  Modem standar dari Provider kadang tidak mampu dipergunakan terus menerus, atau cepat rusak.  Ini bisa dimengerti, sebab modem standar dirancang untuk penggunaan dirumah sementara Warnet menggunakannnya seharian penuh setiap harinya.  Cobalah bertanya dahulu ke toko-toko tempat anda membeli modem ataupun ke forum-forum yang membahas mengenai warnet/internet untuk mencari tahu modem apa yang cukup tahan digunakan terus menerus.

Perangkat Kelistrikan
Saya memisahkan perangkat seperti UPS, Stabilizer dan AC ke kategori perangkat kelistrikan untuk memudahkan pengelompokan saja.  Termasuk didalam perangkat kelistrikan adalah Grounding yang kadang dilupakan saat instalasi listrik.  Grounding diperlukan agar perangkat-perangkat yang kita gunakan tidak nyetrum pada saat tersentuh.  UPS juga akan lebih awet jika grounding dari sistem kelistrikan kita bagus.
Ada baiknya jalur kelistrikan dirancang menjadi beberapa bagian yang terpisah dan memiliki rangkaian pemutus/sekering tersendiri. Misalnya: jalur listrik untuk komputer client, jaringan listrik untuk komputer billing dan perangkat lainnya, jaringan listrik untuk perangkat Pendingin Ruangan, Lemari Pendingin (jika ada).  Hal ini dimaksudkan jika terjadi kelebihan beban maupun hubungan singkat dapat lebih mudah ditelusuri dan lebih aman dalam pengoperasioan sehari-hari.
Perangkat Tambahan

1. Pencetak/Printer
2. Pemindai/Scanner
3. CD/DVD Burner

Pencetak/Printer adalah perangkat tambahan yang wajib ada di Warnet. Namun kali ini penulis menegaskan sekali lagi bahwa jika dana investasi tersedia, sebaiknya warnet memiliki minimal 2 macam alat pencetak.  Dimana 1 pencetak jenis laser dan 1 lagi berjenis inkjet.  Pencetak Laser di khususkan untuk pencetakan hitam putih berkualitas dan berkecepatan tinggi.   Sedang Pencetak inkjet dimaksud untuk melayani pencetakan berwarna/foto dan berkecepatan sedang.  Mengingat penghasilan dari pencetakan adalah salah satu penghasilan yang dengan persentasi tinggi, rawatlah perangkat cetak anda sebaik mungkin.
Carilah perangkat pencetak yang didukung atau dapat bekerja di OS Linux.  Printer jenis ini akan sangat membantu jika dikemudian hari warnet berniat untuk bermigrasi ke OS Linux.   Memiliki pencetak yang hanya berjalan di satu jenis OS sebenarnya merugikan.
Pemindai/Scanner sendiri adalah perangkat yang disarankan ada.   Pemindai di warnet tidak perlu yang berkemampuan tinggi.  Bahkan sebuah perangkat pemindai yang masuk dalam entry level pun sudah cukup untuk memenuhi kebutuhan pemindaian di warnet.  Banyak jenis pemindai di pasar, namun seperti halnya perangkat pencetak, carilah pemindai yang bisa dipasangkan dengan OS Linux untuk mengantisipasi migrasi ke OS Linux.
Walaupun USB Flash DIsk berkapasitas tinggi (kapasitas > 4GB) mulai menjadi Umum, namun media CD/DVD tetap menjadi pilihan media simpan.   Karenanya, memiliki sebuah CD/DVD Burner adalah kewajiban.  Gunakanlah perangkat yang mampu membakar CD-R, CD-RW, DVD-R dan DVD Double Density (kapasitas 8GB).  Dengan harga yang tidak terlalu berbeda, sayang rasanya jika burner anda cuma mampu menulis di CD-R dan DVD-R.
Tempatkanlah CD/DVD Burner ini di area kerja Operator/Kasir agar penggunaannya dapat dipantau.  Jangan memasangnya di komputer client sebab akan menyulitkan pengawasan dan bisa mengganggu client jika komputer tersebut sedang digunakan.
Perlu diperhatikan adalah: jagalah agar file-file yang dibakar ke dalam CD/DVD tersebut bukan file-file yang melanggar UU/Hukum yang berlaku.   Walaupun sebenarnya tanggung jawab bukanlah dari sisi warnet, tapi mencegah lebih baik daripada bermasalah dikemudian hari.
Perangkat lainnya.
Selain ke-empat perangkat yang penulis sampaikan di atas, masih ada beberapa perangkat lainnya seperti speaker, headset, webcam yang dapat di optimalkan untuk menambah penghasilan warnet.  Namun semuanya tergantung kepada pasar yang dituju dan tingkat layanan yang ingin diberikan.

PERANGKAT LUNAK

Perangkat Lunak apa saja yang diperlukan di warnet? Pertanyaan seperti ini gampang-gampang susah.   Meskipun demikian, kita bisa menyederhanakan perangkat-perangkat lunak tersebut ke dalam beberapa kategori untuk memudahkan kita dalam menyusun daftar perangkat lunak apa saja yang diperlukan.
Sebagai awal, saya membagi dua kebutuhan perangkat lunak, yaitu untuk di Server dan di Komputer Pengguna.   Kemudian dari pembagian tersebut saya susun lagi menjadi beberapa kategori perangkat lunak yaitu:

• Sistem Operasi
• Internet
• Perkantoran
• Multimedia
• Grafis
• Tools dan Security
• Billing System

Secara umum baik komputer server maupun di komputer pengguna bisa terdapat perangkat lunak yang sama.  Dengan pertimbangan tertentu, ada perangkat lunak yang cuma berada di server atau di pengguna dan sebaliknya.
Demi mudahnya mari kita susun Perangkat Lunak untuk pengguna terlebih dahulu:
Sistem Operasi.
Pilihan untuk sistem operasi adalah:

• Berbasis Windows
• Berbasis Linux

Keduanya memiliki kelebihan dan kelemahan masing-masing.  Windows adalah sistem operasi yang populer dan dikenal oleh banyak orang namun harga dan model lisensinya termasuk mahal dan merepotkan.  Belum terhitung kerepotan yang ditimbulkan oleh gangguan Virus dan Malware.   Sementara sistem Operasi Linux, walaupun terkenal sebagai sistem operasi yang tangguh, aman dari virus, lisensi yang memberikan kebebasan bagi penggunanya, namun tidak semua pengguna familiar dengan penggunannnya sehingga membutuhkan perhatian dan layanan lebih ke pengguna.
Kecuali jika anda berniat memberikan layanan Game Center, maka pilihan satu-satunyanya adalah menggunakan Sistem Operasi berbasis Windows.  Dari sisi bisnis, keduanya mampu menopang usaha warnet.  Sebab dari pengamatan terhadap pelaku bisnis warnet, pemilihan sistem operasi tidak selalu menentukan kesuksesan sebuah warnet.
Perangkat Lunak Internet
Perangkat Lunak yang utama tentunya adalah browser.  dengan browser-lah sebagian besar aktifitas di internet dilakukan.  Pilihan untuk browser adalah:

• Internet Explorer ( Windows )
• Mozilla Firefox ( Windows dan Linux )
• Opera (Windows dan Linux )
• Google Chrome ( saat ini baru tersedia versi Windows)
• Apple Safari ( Windows )

Dari berbagi pilihan browser di atas, yang paling populer saat ini di warnet adalah: Mozilla Firefox.  Penulis juga menyarankan agar warnet menggunakan Browser ini dan menjadikan browser lain sebagai cadangan.  Internet Explorer tidak di sarankan, banyaknya masalah keamanan yang ditimbulkan oleh Internet Explorer membuat banyak warnet lebih memilih browser lain.
Perangkat Lunak berikutnya dalam kategori Internet adalah perangkat lunak Messaging, kegunaan perangkat lunak ini adalah untuk saling bertukar pesan pendek.  Layanan yang populer adalah: Yahoo Mesengger (Yahoo IM), MSN, Gtalk.   Baik Yahoo IM, MSN maupun Gtalk memiliki perangkat lunaknya masing-masing dan dapat di install ke komputer pengguna.  Kita juga dapat memanfaatkan perangkat lunak messaging yang dapat terkoneksi ke beberapa layanan sekaligus seperti Pidgin. Selain diakses melalui perangkat lunak tersendiri, layanan Yahoo IM, MSN dan Gtalk juga dapat di akses melalui web seperti Meebo.
Diluar kedua jenis perangkat lunak di atas, ada baiknya di komputer pengguna juga di install beberapa perangkat lunak kategori internet, misalnya:  FTP Client, namun hal ini bukanlah prioritas.  Yang prioritas adalah: Browser dan Messaging.
Perangkat Lunak Perkantoran
Biasanya masyarakat umum lebih familiar dengan istilah office software. Perangkat lunak perkantoran merupakan perangkat lunak yang diperlukan untuk melakukan pengetikan (word processing), lembar kerja (spreadsheet), dan penyusunan presentasi.  Yang populer di masyarakat adalah Microsoft Office, namun harga lisensinya yang tinggi menjadikan perangkat lunak ini tidak ekonomis untuk di sediakan di komputer pengguna.   Selain itu,  Microsoft Office cuma bisa berjalan di Sistem Operasi Windows.   Untuk Warnet, solusinya adalah menggunakan perangkat lunak perkantoran Open Office.
Open Office adalah perangkat lunak perkantoran open source yang populer.   Tampilan dan fasilitas yang disediakan oleh Open Office cukup lengkap dan dapat di jalankan di sistem operasi Windows dan Linux.  Tidak ada perbedaan menjalankan OpenOffice di sistem operasi Windows maupun Linux.  Open Office juga mampu membaca berbagai format dokumen yang ada.
Bagaimana dengan Microsoft Office? Jika memang diperlukan bisa saja warnet membeli satu lisensi untuk dipergunakan di komputer Operator bagi kepentingan pencetakan.  Hal ini karena untuk format dokumen yang rumit tidak di bisa di konversi dengan tepat oleh Open Office.
posting mengenai perbandingan harga beberapa perangkat lunak perkantoran dapat dibaca di sini.
Perangkat Lunak Multimedia
Perangkat lunak multimedia sifatnya adalah pilihan.   Kita bisa memilih apakah perlu memasangnya di komputer pengguna atau tidak.  Ini bergantung kepada kebijakan warnet tersebut.   Jika hendak memberikan akses ke berkas berkas multimedia (audio, video), maka perangkat lunak yang populer adalah:

• WinAMP (windows)
• Windows Media Player (windows)
• K-Lite Code Pack (windows)
• Amarok ( Linux )
• VLC Media Player (linux, windows)

Perangkat Lunak Grafis
Perangkat lunak grafis yang diperlukan di warnet adalah perangkat lunak untuk melihat (preview) berkas berkas grafis/foto dan melakukan modifikasi dasar.  Karenanya dengan menggunakan perangkat lunak berbasis Open Source seperti GIMP (linux/Windows) sudah cukup memenuhi kebutuhan tersebut.  Kita juga bisa menggunakan perangkat lunak lainnya seperti GQView (linux), Gwenview (linux), IrfanView (windows)  untuk sekedar melihat (preview) berkas grafis.  Untuk Windows, sebenarnya sudah ada fasilitas untuk preview berkas grafis tanpa harus menginstall perangkat lunak tambahan sementara untuk pengguna Linux, default-nya juga sudah tersedia perangkat lunak untuk hal tersebut.

BILLING SYSTEM

Billing system adalah aplikasi yang digunakan dalam membantu manajemen warnet. Fungsinya antara lain:

• Mencatat pemakaian pengguna Warnet
• Membantu pencatatan layanan lainnya (Print Out, Makanan, Minuman dll)
• Sarana pencatatan keuangan
• Fungsi monitoring kondisi PC Client (aktifitas, status on/off)
• dll.

Pilihan aplikasi Billing system yang tersedia cukup banyak dari yang hanya berfasilitas dasar hingga memiliki kemampuan untuk melakukan report dan monitoring via internet. Baik yang berbasis Windows maupun yang berbasis Linux.

Daftar Aplikasi Billing System basis Windows diurut alfabetis:

• Billing Explorer
• Billing Xpress
• Cafe Suite
• Cybera (GPL/Open Source)
  
• Dharma Netcafe
• EZ Time Billing
• Indobilling
• truecafe

Daftar Aplikasi Billing System basis Linux/Open Source diurut alfabetis:

• Blue NetCafe Timer
• Cafe Con Leche
• Open Kiosk
• OpenPDV
• Play Billing
• BiOS Billing Open Source

Daftar Aplikasi Billing System HotSpot diurut alfabetis:

• Billing Hotspot
• ChilliSpot (GPL/Open Source)
  
• Easyhotspot
• travelnetindo

Jika anda ingin menambahkan daftar billing system, silahkan email ke tayuang(at)gmail(dot)com

Sumber